Membuat Undangan (Invitation) Class XI

 

 

Pada kesempatan kali ini, kita akan ulas mengenai Surat Undangan Resmi dan tidak Resmi dalam Bahasa Inggris. 

Bagi teman-teman yang membutuhkan bisa menggunakan sebagai contoh dalam tugas membuat surat undangan baik resmi dan tidak resmi. Salam copas hehe.

 Pengertian Invitation 

Apa sih surat undangan itu. Kita mulai dari pengertian. Berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) surat undangan adalah surat yang berisi panggilan (supaya datang) mengunjungi pesta perkawinan, rapat, dan sebagainya. 

Kemudian kita ambil juga menurut Oxford Dictionary . The invitation is a spoken or written request to somebody to do something or to go somewhere, to issue/extend an invitation, to accept/turn down/decline an invitation. invitation to something I received an invitation to the party invitation to something She repeated her invitation for dinner at her place. invitation from somebody/something We got a wedding invitation from Alex and Chris. invitation to do something I have an open invitation (= not restricted to a particular date) to visit my a friend in Japan. 

 

Sedangkan untuk letter 

A letter is a written, typed, or printed message that is put in an envelope or attached to an email and sent to somebody to write/send (somebody) a letter, to receive/get a letter (British English) to post a letter (North American English) to mail a letter a thank-you/resignation/rejection letter, letter to somebody In a letter to members, the Chairman explained the changes. 

I wrote a letter to the editor of our local paper. letter from somebody You may need a letter from your doctor.  a letter of something a letter of recommendation/complaint/apology by letter, You will be notified by letter. 

 

Ada beberapa contoh surat undangan yang bisa dijadikan referensi, misalnya ada dibawah ini. 

Dimulai dengan contoh Invitation Formal seperti pernikahan, arisan, rapat, dll. 

Setiap acara perlu sebuah undangan agar setiap orang yang diharapkan datang mengetahui informasi tentang acara yang diselenggarakan tersebut kecuali kamu punya kemampuan telepati yang bisa mengundang dengan jarak jauh atau Bahasa dari hati ke hati. 

Nah dalam bahasa Inggris ada dua jenis undangan yang bisa dibuat yaitu invitation formal dan informal. Apabila dilihat dari maknanya, invitation adalah sebuah undangan yang wujudnya bisa tulisan atau lisan. Di dalam sebuah invitation terdapat keterangan atau informasi tentang acara yang bersangkutan. Mulai dari nama orang yang diundang atau yang mendapat undangan hingga waktu, hari dan tanggal diselenggarakannya acara tersebut. Tujuannya tentu saja agar orang yang menerima undangan datang ke acara tersebut. 

Perbedaan dari invitation formal dan informal terdapat pada beberapa faktor. Pertama adalah gaya bahasa. Pada undangan formal gaya bahasa yang digunakan sopan sedangkan informal lebih santai. Sehingga invitation formal digunakan pada jenis acara yang resmi atau penting. Perbedaan yang kedua adalah struktur atau pola. Formal Invitation (Undangan Resmi) biasanya dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan.

Undangan Resmi ini umumnya ditandai dengan adanya singkatan “RSVP” di bagian bawah dari undangan tersebut. Apa yang dimaksud dengan RSVP? RVSP adalah singkatan dari bahasa Perancis untuk Répondez S’il Vous Plait (Respond please/ please reply) dalam bahasa Indonesia berarti “Mohon tanggapan/ jawaban”. 

Bagaimana merespon atau menanggapi undangan tersebut (RSVP)? Terdapat kontak (Contact Person) yang telah disediakan oleh pihak yang mengundang agar dapat dihubungi jika kalian akan merespon undangan tersebut.

Pada undangan formal ada pola tertentu yang harus diikuti terutama dalam bahasa Inggris. Dikarenakan skala orang yang diunduh cukup besar dan bisa saja memiliki jabatan tinggi. Strukturnya harus jelas dan lengkap. Sedangkan invitation informal hanya perlu menyampaikan informasi secara lengkap, jadi struktur biasanya tidak terlalu diperhatikan.

 Struktur dan Contoh Invitation Formal 

Sebelum masuk ke dalam contoh invitation formal, sebaiknya belajar dahulu apa saja struktur yang digunakannya. Baik itu dari segi gaya bahasa, susunan kalimat dan frasa yang digunakan. Berikut ini struktur yang wajib digunakan. 

 1. Judul 

Dalam invitation bahasa Inggris, undangan atau orang yang diundang disebut dengan invitee. Namun di dalam undangan, judul bisa disebut dengan invitation saja atau nama acara kemudian diikuti dengan invitation. Melihat judul acara tentunya orang yang mendapatkan undangan sudah mengetahui maksud dari isinya. 

Di bawah judul dituliskan juga nama dari orang yang diundang. Bisa menggunakan kata Dear atau To. Kemudian diikuti dengan Mr atau Mrs dan nama orang tersebut. Pada bagian awalan ini konsepnya untuk semua undangan sama dan wajib ada. 

 2. Isi Undangan 

Masuk ke dalam bagian isi maka ada kata pembuka yang disisipkan setelah nama orang yang diundang. Kata sambutan ini adalah ucapan terimakasih dan kata pengantar untuk informasi acara. Kemudian dilanjutkan dengan beberapa urutan berikut ini: 

Acara / Occasion:

Hari dan Tanggal/ Day and Date:

Waktu/ Time:

Tempat/ Place: 

Setelah informasi tersebut disampaikan maka dilanjutkan dengan kalimat penutup dan harapan untuk menghadiri acara tersebut. 

3. Orang yang mengundang (inviter)

Disebut dengan inviter beberapa undangan formal biasanya sering mencantumkan bagian ketiga ini. Apalagi jika undangan tersebut untuk acara resmi seperti rapat. Artinya jika terdapat perubahan jadwal atau kesalahan dalam undangan hingga pertanyaan tentang acara tersebut, orang yang menerima undangan bisa menanyakan kepada inviter. 

4. Orang yang dindang (invitee)

Siapa orang yang diundang dalam acara tersebut.

Cara Menulis Formal Invitation

1. Buat Kop surat

Kop surat adalah bagian penting untuk menunjukkan organisasi yang mengirimkan surat, dalam kop surat tersebut berisi data lengkap organisasi anda seperti nama, nomor, alamat, kode pos, dsb.

2. Tulis alamat pengirim

Alamat pengirim adalah hal yang wajib ditulis setelah kop surat, karena kepada alamat ini nanti penerima surat bisa mengirim RSVP mereka.

3. Tulis tanggal pengiriman

Setelah menulis alamat, pastikan anda menulis tanggal pengiriman untuk memastikan kapan anda mengirim surat tersebut, dan untuk mempermudah administrasi.

4. Tulis nama serta alamat penerima

Menulis nama dan alamat penerima adalah hal yang sangat penting untuk memastikan siapa yang menerima surat secara jelas, dan untuk menghindari orang lain dengan nama yang sama untuk menerima surat tersebut.

5. Tambahkan salam

Awali surat anda dengan salam untuk menunjukkan rasa hormat anda kepada penerima, contoh: Dear Sir/Madam, atau bisa juga dengan menyebut nama langsung, Dear Nico Robin

6. Tulis isi surat

Surat undangan formal harus diawali dengan kalimat seperti:

We’re pleased to have you in our event.

Our organization will be venerated to welcome you as a guest in our event.

It would be our pleasure if you could come to our event.

We would be glad if you could come to our event.

Menulis kalimat seperti diatas menunjukkan rasa hormat dan rasa senang untuk mengundang seseorang ke acara kita, setelah menuliskan kalimat diatas, tuliskan lebih rinci tentang kepentingan anda dan acara anda.

Dalam paragraf kedua anda harus memperlihatkan bahwa anda adalah tuan rumah dari kegiatan tersebut. Dan menunjukkan harapan anda untuk kedatangan penerima surat yang anda undang.

7. Tuliskan penutup dan beri tanda tangan

Tunjukkan rasa terima kasih anda terhadap penerima agar mereka merasa terhormat dan mempertimbangkan undangan anda, tuliskan jika anda sangat berharap penerima surat ini datang ke acara anda.

Struktur ini adalah contoh formal invitation yang sering dibuat. Nah untuk lebih memahaminya dalam bahasa Inggris, mari simak contohnya disini 

Contoh Invitation Formal Dan Informal 

Jika dilihat contoh invitation formal ini maka bisa dibagi melalui berbagai macam jenis acara. Biasanya format invitation juga berubah menyesuaikan acaranya. Berikut ini beberapa contoh invitation formal dan informal. 

 1. Business Invitation 

Undangan rapat bersama dengan atasan atau klien baru harus dikuasai. Jangan sampai penulisannya salah karena akan berhubungan dengan rekan kerja bahkan atasan. Berikut ini contohnya dalam bahasa Inggris. 

 

To Mrs Anita Purbasari 

Head of marketing from PT Maju Lancar

Jln. Daan Mogot No. 26 Jakarta

 

To Mrs. Anita,

We are writing this letter to look forward to welcoming you to the 10th anniversary of our company. The event will be held on:

Day and Date: Tuesday, 7 February 2020

Where: Grand Phoenix Hall

Time: 7 PM

We hope Mrs. Anita has free time to attend the event that we are holding. Thanks. 

Yours Sincerely, 

 

 

Gunawan Prakasa 

 

PR PT. Lancar Jaya 

 

Terjemahannya:

 

Kepada Nyonya Anita

Kepala pemasaran dari PT Maju Lancar

Jln. Daan Mogot No. 26 Jakarta

Kepada Mrs Anita, 

Kami menuliskan surat ini untuk mengharapkan kehadiran Anda pada perayaan ulang tahun perusahaan kami yang ke 10. Acara akan diselenggarakan pada: 

 

Hari dan Tanggal : Selasa, 7 Februari 2020

Tempat : Hall Grand Phoenix

Waktu : 7 PM

 

Kami berharap Mrs Anita memiliki waktu luang untuk menghadiri acara yang kami selenggarakan ini. Terima kasih. 

 

Salam Hangat 

 

 

Gunawan Prakasa

PR PT. Lancar Jaya 

 

 

2. Wedding Invitation 

 

Undangan pernikahan adalah tipa invitation formal yang paling singkat dan mudah dibuat. Berikut contohnya. 

 

Wedding Invitation 

To: Mr. Janet Lumberg 

We are happy to invite you on this happy day. 

We,

Antonius Murdiyanto and Weni Lestari

The event was held on: 

Day and Date: Wednesday, February 28, 2020

Venue: Grand Orchid Hotel Hall

Time: 7 pm

We expect your presence to celebrate this as a happy event for us. 

 RSVP 

(0811-1234-5678)

Dress: Business

Terjemahan:

 Undangan Pernikahan 

Kepada Tuan Janet Lamberg 

Dengan berbahagia kami mengundang Anda pada hari yang membahagiakan ini. 

 

Kami,

Antonius Murdiyanto dan Weni Lestari

Acara diselenggarakan pada: 

Hari dan Tanggal : Rabu, 28 Februari 2020

Tempat : Hall Hotel Grand Orchid

Waktu : Pukul 7 Malam

Kami mengharapkan kehadiran Anda untuk merayakan acara yang membahagiakan bagi kami ini. 

 

Perbedaan antara formal invitation dengan informal bisa dilihat dari contoh informal invitation berikut ini. 

 

To: Hana Kumardika

From: Lena Mahardika

 

Dear Hana, 

 

I am writing this letter to inform you about my seventeenth birthday next week on the 27th of February. I plan to do it simply in the backyard garden. The goal is to make the party simpler so that everyone present can be more comfortable. 

 

I invite you on this occasion to arrive early at five in the afternoon. I hope you and your family can come along. I’m waiting for your answer. 

 

Terjemahan :

Kepada : Hana Kumardika

Dari : Lena Mahardika 

Dear Hana, 

Aku menulis surat ini untuk menginformasikan tentang acara ulang tahun ke tujuh belasku pekan depan tanggal 27 Februari. Aku berencana untuk menyelenggarakannya secara sederhana di kebun belakang rumah. Tujuannya agar pesta diselenggarakan dengan lebih sederhana, jadi semua orang yang hadir bisa lebih nyaman. 

Aku mengundangmu dalam kesempatan ini untuk datang lebih awal pada pukul lima sore. Aku harap kamu dan keluargamu bisa ikut datang. Aku menunggu jawabanmu. 

 

Sekianlah pembahasan mengenai struktur sampai contoh invitation formal dan informal dan semoga saja dapat beramanfaat. 

 

 

Tweet

Subscribe to receive free email updates: